KEONSE per studi commercialisti
Aiutiamo il tuo studio a semplificare raccolta documentale, controlli, scadenze e collaborazione. Partiamo dagli strumenti che utilizzi e realizziamo interventi concreti per ridurre il lavoro ripetitivo, mantenendo il controllo del professionista.
30 minuti gratuiti con Francesco Lenoci, founder di KEONSE. Partiamo da un caso del tuo lavoro e individuiamo una prima opportunità concreta.
Sollecito al cliente solo per ciò che manca ancora
Referente: l’addetto alla praticaUn documento arriva in un’altra casella.
Una pratica viene controllata più volte per capire se è completa.
Un cliente chiede un aggiornamento al titolare mentre un collaboratore cerca la stessa informazione.
KEONSE aiuta a rendere più fluidi questi passaggi: dal primo incarico alla lavorazione, fino alla chiusura della pratica e al controllo dei compensi. Anche un piccolo studio può partire da un’attività precisa.
Aree di intervento
Possiamo organizzare ciò che serve per cliente e periodo, collegare gli allegati alla pratica e aggiornare l’elenco delle mancanze. Le richieste al cliente tengono conto dei documenti già ricevuti e delle verifiche ancora aperte.
Meno rincorse e più pratiche pronte per la lavorazione.
Possiamo rendere visibili referente, prossimo passaggio ed esito registrato. Dove il gestionale lo consente, associamo ricevute e scarti alla pratica e predisponiamo promemoria sulle scadenze validate dallo studio.
Meno controlli ripetuti e più facilità nell’individuare ciò che richiede attenzione.
Possiamo distinguere domande operative e quesiti professionali, raccogliere il contesto e preparare risposte basate su informazioni approvate. Le richieste hanno un referente, anziché interrompere sempre il titolare.
Meno interruzioni improprie e più continuità nel lavoro professionale.
Altre aree che possiamo semplificare
Possiamo valorizzare le importazioni già disponibili, limitare la ridigitazione e organizzare le situazioni da verificare. Documenti, anomalie e passaggi di revisione vengono resi più rintracciabili, con approvazione del professionista.
Obiettivo: meno lavoro ripetuto e controlli distribuiti meglio lungo la lavorazione.
Possiamo predisporre una raccolta coordinata di dati, mandato, deleghe e documenti necessari. Rendiamo visibili gli elementi mancanti e il perimetro delle attività concordate, per ridurre richieste duplicate e chiarimenti successivi.
Obiettivo: avvii più lineari e maggiore chiarezza su ciò che lo studio deve eseguire.
Possiamo organizzare procedure e passaggi tra collaboratori, rendere visibili le attività aperte e collegare il lavoro svolto al perimetro dell’incarico. Le attività extra e gli incassi diventano più facili da seguire.
Obiettivo: più continuità nelle assenze e migliori elementi per gestire capacità e margini.
Un esempio
Il cliente invia l’allegato attraverso il canale concordato. Il documento viene collegato al cliente e al periodo, con verifica dell’addetto nei casi dubbi. L’elenco delle mancanze si aggiorna e il successivo sollecito riguarda ciò che serve ancora.
Questo miglioramento può partire dal portale esistente e da regole semplici. L’assistente può affiancarlo per aiutare le persone a trovare informazioni e raccogliere richieste.
Esempio di un percorso realizzabile, da adattare agli strumenti e alle procedure della tua attività.
Tra le soluzioni
Tra le soluzioni che possiamo introdurre c’è l’assistente digitale di studio: consulta documenti e procedure autorizzati, ritrova le istruzioni pertinenti e riporta lo stato registrato delle pratiche. Diventa un supporto condiviso per il titolare e i collaboratori.
Può anche raccogliere informazioni dai clienti sui canali abilitati, fuori orario, e preparare il passaggio al referente. Le valutazioni fiscali, i pareri e le scadenze da validare restano al professionista.
Abbiamo già realizzato questo tipo di assistente per singoli professionisti e piccoli studi, riscontrando miglioramenti nella capacità di gestire il lavoro e nei tempi delle attività supportate. Questa esperienza si affianca agli interventi di organizzazione e automazione che definiamo sul tuo contesto.
CollaboratoreLa pratica del cliente per questo trimestre è completa?
AssistenteDai documenti registrati mancano ancora l’estratto conto di marzo e una fattura d’acquisto. Il prossimo sollecito al cliente riguarderà solo questi due documenti.
Riporta lo stato registrato. Valutazioni fiscali e pareri restano al professionista.
Il metodo
Siamo specializzati nel miglioramento dei processi e nella realizzazione di soluzioni operative. Il percorso dedicato agli studi commercialisti parte dalle attività, dai documenti e dalle responsabilità del settore.
Lavoriamo con il Lean Six Sigma, un metodo riconosciuto per migliorare i processi: la parte Lean elimina attese, ripetizioni e passaggi che non servono; la parte Six Sigma riduce errori e variabilità e misura il miglioramento con i dati.
Vediamo chi fa che cosa, quanto lavoro serve e dove nascono attese o ripetizioni.
Eliminiamo i passaggi superflui, chiariamo responsabilità e valorizziamo le funzioni che possiedi già.
Configuriamo, colleghiamo o costruiamo la soluzione necessaria. L’automazione gestisce le attività ripetitive; l’intelligenza artificiale supporta testi, documenti e conversazioni dove offre un vantaggio concreto.
Seguiamo l’avvio con le persone che lavorano nel processo e confrontiamo tempi, qualità e costi prima e dopo.
Ritorno sull’investimento
Il ROI è il ritorno sull’investimento. Lo stimiamo prima di partire e lo misuriamo sul lavoro effettivo, includendo avvio, licenze, manutenzione e supervisione.
Stimiamo il ritorno atteso
Misuriamo il risultato ottenuto
Per il tuo studio possiamo osservare
Distinguiamo
Così puoi valutare il risultato e decidere dove proseguire con dati riferiti al tuo lavoro.
Anche in pochi
Quando il lavoro si concentra su poche persone, un passaggio ripetitivo pesa su tutta la giornata. Non serve trasformare tutto insieme: il primo intervento può riguardare una sola attività, con costi e impegno proporzionati al perimetro scelto.
Per esempio: i solleciti ai clienti per i documenti che mancano ancora.
Semplifichiamo i passaggi, usiamo gli strumenti che hai già e ti affianchiamo nell’uso. Le competenze tecniche le mettiamo noi.
Confrontiamo tempi e qualità prima e dopo. Solo allora decidi se ampliare il lavoro.
Individuiamo insieme da dove partire. Prima conversazione gratuita di 30 minuti.
Domande frequenti
No. Il miglioramento può nascere da una procedura più semplice, una funzione del gestionale o un’automazione mirata. L’assistente è una delle possibilità da valutare in base al lavoro da svolgere.
Partiamo dagli strumenti esistenti e ne verifichiamo funzioni e collegamenti. La proposta può consistere anche nel configurarli e utilizzarli meglio.
Sì, il percorso può partire da una singola attività. Abbiamo esperienza con assistenti realizzati per professionisti e piccoli studi e definiamo l’intervento sulla tua organizzazione, senza richiedere una struttura grande.
Dipende da ciò che vogliamo migliorare e dagli strumenti coinvolti. Presentiamo attività incluse, costi iniziali e ricorrenti e beneficio atteso. Un intervento circoscritto permette di contenere l’investimento iniziale e verificarne il risultato.
La proposta riguarda il supporto ai processi di studio. Giudizio professionale, pareri, approvazioni e responsabilità restano alle persone competenti.
Definiamo dati necessari, accessi e modalità di trattamento in relazione al GDPR, il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali. Per l’assistente utilizziamo tecnologie basate nell’UE, con autorizzazioni da configurare per il servizio. Nella prima call basta raccontare un caso, senza inviare documenti riservati.
Confronto gratuito · 30 minuti
Porta un esempio di raccolta documentale, una pratica con troppi controlli o un’attività che interrompe spesso il lavoro. In 30 minuti individuiamo una prima opportunità concreta e come valutarne il beneficio.
Non cediamo i tuoi dati. Nessuno spam.
30 minuti gratuiti con Francesco Lenoci. Nessuna preparazione tecnica richiesta.
Si apre il calendario KEONSE: scegli l’orario e lasci lì i tuoi dati.
