Automazione
Flussi
Documentali
Automazione documentale AI-powered che classifica, estrae dati, instrada ed elabora documenti aziendali (fatture, contratti, moduli) eliminando la gestione manuale e il data entry. Mai più ore sprecate su PDF e scansioni.
Il problema che risolve
Data entry manuale lento e impreciso
Il personale trascorre ore ogni giorno a estrarre dati da PDF e scansioni, inserendoli manualmente nei gestionali. Un processo lento, soggetto ad errori e che sottrae tempo a lavoro a maggior valore aggiunto. Ogni errore di battitura ha ricadute a cascata sulla contabilità e sugli ordini.
Workflow di approvazione via email
Le catene di approvazione gestite via email sono lente, non tracciabili e diventano colli di bottiglia operativi. I documenti si perdono nelle caselle di posta, le scadenze vengono mancate e nessuno ha visibilità su dove si trova un documento nel suo percorso di approvazione.
Documenti fuori controllo
Nessuna classificazione sistematica, archiviazione o recupero dei documenti aziendali. I contratti si cercano in cartelle condivise senza struttura, le fatture non pagate si scoprono tardi e preparare un audit richiede giorni di ricerca manuale. Il caos documentale ha un costo nascosto enorme.
Come funziona in concreto
Ingestion documenti (email/upload/scan)
Il sistema intercetta i documenti da tutti i canali aziendali: caselle email dedicate, upload manuale sul portale, scanner di rete e fax digitali. Ogni documento viene acquisito automaticamente e inserito nella pipeline di elaborazione senza nessun intervento umano richiesto. La configurazione copre formati PDF, Word, Excel, immagini e documenti firmati digitalmente.
Classificazione AI per tipo documento
Un modello di classificazione addestrato sui tuoi documenti storici identifica automaticamente il tipo di ogni documento: fattura fornitore, ordine cliente, contratto, nota di credito, modulo HR, offerta commerciale. La classificazione avviene in pochi secondi con accuracy superiore al 99% e si affina continuamente nel tempo.
OCR + NLP per estrazione dati
OCR avanzato combinato con NLP estrae automaticamente tutti i campi rilevanti: importi, date, codici fornitore/cliente, descrizioni, partite IVA, IBAN, riferimenti ordine. I dati estratti vengono strutturati nel formato richiesto dall'ERP o dal sistema di destinazione, pronti per l'inserimento automatico senza data entry manuale.
Controllo regole di validazione
I dati estratti vengono verificati automaticamente rispetto alle regole di business configurate: corrispondenza con gli ordini di acquisto, limiti di importo per categoria, scadenze di pagamento, completezza dei campi obbligatori, firma digitale valida. Le anomalie vengono segnalate con alert specifici e inviate al responsabile competente per la revisione.
Workflow routing e approvazioni
Il documento viene instradato automaticamente al workflow di approvazione corretto in base a tipo, importo, centro di costo e ufficio di competenza. Gli approvatori ricevono notifiche con un clic per approvare o richiedere modifiche. Il sistema traccia ogni passaggio, invia reminder automatici e scala le approvazioni in caso di inerzia superato il timeout configurato.
Integrazione ERP e archiviazione
Una volta approvato, il documento viene registrato automaticamente nell'ERP aziendale (SAP, Zucchetti, Teamsystem, Dynamics) con tutti i dati estratti e archiviato nel sistema documentale con metadati completi. Il recupero è immediato: ricerca per fornitore, data, importo, numero documento o qualsiasi campo estratto in pochi secondi.
Dati e impatto misurabile
Prima e dopo l'implementazione
Contesto di settore
Secondo l'Osservatorio Digital Innovation del Politecnico di Milano, le PMI italiane gestiscono in media 5.000–20.000 documenti aziendali all'anno, con un costo di elaborazione manuale stimato tra €4 e €8 per documento. L'automazione documentale AI riduce questo costo del 90% già nel primo anno.
Il 68% degli errori contabili nelle PMI italiane è attribuibile al data entry manuale da documenti cartacei o scansionati. L'estrazione automatica con accuracy del 99.2% elimina praticamente tutti gli errori sistematici, riducendo le rettifiche contabili e i ritardi nei pagamenti.
L'automazione dei workflow di approvazione riduce il tempo medio di approvazione di fatture e contratti da 48 ore a meno di 2 ore, migliorando il rapporto con i fornitori e permettendo di sfruttare eventuali sconti per pagamento anticipato.
Come possiamo implementarlo
Quick Win
- ✓ Automazione 1 tipo documento (es. fatture fornitori)
- ✓ OCR + estrazione campi principali
- ✓ Workflow approvazione base (1 livello)
- ✓ Integrazione con 1 sistema target (ERP/email)
- ✓ Archiviazione con ricerca full-text
- ✓ Dashboard volumetrica base
PMI che vogliono partire dall'automazione delle fatture fornitori, il caso d'uso con il ROI più rapido.
Automazione Completa
- ✓ Automazione multi-tipo (fatture, contratti, ordini)
- ✓ Workflow multi-livello con escalation
- ✓ Integrazione ERP nativo + firma digitale
- ✓ Validazione regole di business avanzata
- ✓ Portale self-service fornitori
- ✓ Analytics e KPI documentali
- ✓ 3 mesi supporto post-go-live
Aziende con volumi documentali significativi e processi di approvazione strutturati su più tipi di documento.
Enterprise
- ✓ Tutti i tipi documento aziendali
- ✓ Multi-lingua e multi-entità
- ✓ Integrazione ecosistema completo (ERP, CRM, DMS)
- ✓ AI predittiva per anomalie e frodi
- ✓ Conservazione sostitutiva conforme
- ✓ API per sistemi custom e audit trail completo
- ✓ SLA garantito, supporto dedicato 12 mesi
Gruppi aziendali con elevati volumi, requisiti di compliance e necessità di integrazione con ecosistemi complessi.
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