Caso studio · Progetto in corso
Donelli Avvolgibili: preventivi in autonomia, in minuti
Configuratore prodotto + preventivi per una PMI italiana del settore avvolgibili. Da ~10.000 preventivi l'anno gestiti a mano dal back-office verso la preventivazione fatta direttamente dai rivenditori, in autonomia.
Progetto in corso. I numeri di questa pagina sono obiettivi dichiarati del progetto, non risultati già misurati. Vengono sostituiti con i dati reali di Donelli dopo il Modulo 0 e la Fase 1. Nessun dato è presentato come "ottenuto". Consenso del cliente al nome: confermato.
Il punto
Donelli Avvolgibili, PMI italiana (~50 persone, ~10M€) che produce avvolgibili, tapparelle e sistemi oscuranti, gestiva i suoi ~10.000 preventivi l'anno a mano, su 3 persone di back-office: tempi di risposta di 2-3 giorni e rischio di errore sul prezzo per via degli sconti specifici di ogni rivenditore. KEONSE sta costruendo un Configuratore prodotto che fa generare il preventivo direttamente a rivenditori e rete commerciale — coi loro sconti, in pochi minuti — lasciando il calcolo del prezzo al gestionale esistente. Obiettivo: portare la preventivazione da ore/giorni a minuti e azzerare gli errori di prezzo per costruzione. Un caso pubblico analogo — Pusterla 1880, packaging di lusso — ha ridotto del 90% i tempi di preventivazione con lo stesso approccio (Anitec-Assinform 2025, p.41).
Il contesto
Donelli Avvolgibili Srl è una PMI italiana da circa 50 persone e ~10 milioni di euro di fatturato. Produce avvolgibili, tapparelle e sistemi oscuranti e vende attraverso una rete di agenti e di rivenditori. Il prezzo di ogni prodotto si calcola al metro quadro, con uno sconto specifico per ogni cliente, dentro il gestionale aziendale (ERP — il software che integra contabilità, magazzino, listini): Gestionale Open.
Il problema
Oggi ogni preventivo passa dal back-office. Donelli ne gestisce circa 10.000 all'anno con 3 persone dedicate, e il tempo di risposta a una richiesta è di 2-3 giorni. Per ognuno qualcuno configura il prodotto a mano, applica lo sconto giusto, calcola il prezzo e risponde. Ogni passaggio manuale è un'attesa — e un rischio:
Il volume è noto (≈10.000 preventivi/anno, 3 addetti, 2-3 giorni di risposta); il tempo medio di lavorazione per preventivo e la quota gestibile in autonomia si misurano con precisione nel Modulo 0. Per questo lo scenario economico più sotto è una stima trasparente con assunzioni dichiarate, non uno storico.
La soluzione KEONSE
Approccio per fasi, ognuna con un risultato a sé. Principio di fondo: l'AI e il configuratore guidano l'esperienza, ma il prezzo lo calcola sempre il gestionale esistente — mai automatizzare un prezzo sbagliato.
1 · Misuriamo — Modulo 0 (analisi)
Prima di costruire: test reale del prezzo su Gestionale Open (calcolo al m² + sconto cliente), verifica della connessione sicura al gestionale, mappatura del catalogo reale (materiali, profili, limiti di misura, accessori). Output: blueprint del sistema e Fase 1 quotata sul reale, non a stima.
2 · Ottimizziamo + Automatizziamo — Fase 1 (preventivo veloce)
Configuratore prodotto in due modalità — chat in linguaggio naturale ("alluminio 120×150 col motore") e percorso guidato passo-passo — con regole di compatibilità che bloccano le combinazioni impossibili. Il preventivo lo genera Gestionale Open coi suoi sconti; PDF brandizzato; area riservata per ogni rivenditore, che vede solo i propri dati.
3 · Fasi successive
Conversione preventivo → ordine, scheda di produzione, lettura automatica dei moduli d'ordine (PDF o foto), poi consulente tecnico AI e portale cliente completo, fino all'intake automatico delle richieste via email.
Metodo: ciclo Lean Six Sigma (miglioramento dei processi basato su riduzione degli sprechi e controllo della variabilità) — Misurare → Analizzare → Progettare → Integrare → Misurare di nuovo. Responsabilità separate in modo netto: Donelli resta padrona di catalogo e prezzi; KEONSE cura le regole tecniche, la manutenzione e le evolutive.
Risultati attesi
Scenario di progetto — obiettivi dichiarati, non ancora misurati. Da confermare con i dati reali del Modulo 0.
Scenario economico (atteso, da confermare nel Modulo 0)
Partiamo dai numeri reali di Donelli — 10.000 preventivi l'anno, 3 persone di back-office, 2-3 giorni di risposta — e da due assunzioni dichiarate:
- Assunzione 1: ~30 minuti di lavoro medio di back-office per preventivo (coerente con 10.000 preventivi gestiti da 3 persone a tempo pieno).
- Assunzione 2: il configuratore porta in autonomia il 40-60% dei preventivi più standard; i casi complessi restano assistiti.
Da qui lo scenario: ~2.000-3.000 ore liberate l'anno (circa 1-1,5 persone equivalenti su 3, da reinvestire su preventivi complessi e follow-up commerciale — capacità ricollocata, non taglio di personale); tempo di risposta dai 2-3 giorni a pochi minuti sui preventivi in autonomia; errori di prezzo azzerati per costruzione.
Su queste basi la proposta stima un beneficio dell'ordine di alcune decine di migliaia di euro l'anno e un payback intorno ai 2 anni, con la Fase 1 che si ripaga già da sola. Sono proiezioni, non risultati ottenuti: KEONSE misura il prima/dopo coi numeri reali di Donelli e li sostituisce a queste stime.
Riferimenti di settore (dati reali, fonti pubbliche)
Pusterla 1880 (packaging di lusso, Italia) ha ottenuto una riduzione del 90% dei tempi dedicati alla stima costi automatizzando la preventivazione con AI. Fonte: Anitec-Assinform, "Agenti di IA – Paper #3", 2025, p.41.
Bertazzoni (elettrodomestici, sesta generazione, fondata 1882) ha ridotto i costi di assistenza partendo dai processi più critici e formalizzando la governance in un secondo momento. Fonte: SDA Bocconi, "L'IA come leva per le piattaforme gestionali", 2025, p.23.
Il pattern è esattamente quello applicato in Donelli: un processo specifico, un KPI chiaro, un owner interno — non "AI per l'azienda" in senso generico.
«Oggi una richiesta di preventivo la evadiamo in due o tre giorni. Con il configuratore che stiamo costruendo con KEONSE l'obiettivo è preciso: metterne la creazione direttamente in mano ai nostri rivenditori, in autonomia e in pochi minuti, con un'accuratezza tecnica che un operatore di back-office non potrebbe garantire negli stessi tempi.»
Domande frequenti
Quanto si abbassano davvero i tempi di preventivazione con un configuratore AI?
Dipende dal processo di partenza. Il range documentato sui progetti di preventivazione automatizzata nelle PMI italiane è 40-90% (caso limite: Pusterla 1880, −90%, Anitec-Assinform 2025). Per Donelli il dato reale si misura nel Modulo 0 confrontando il tempo medio prima e dopo.
Chi calcola il prezzo, l'AI o il gestionale?
Il gestionale (Gestionale Open), sempre — al metro quadro e con lo sconto del singolo cliente. L'AI e il configuratore raccolgono la richiesta e bloccano le combinazioni impossibili, ma non decidono mai un prezzo da soli. Così il preventivo coincide con la fattura.
Ogni rivenditore vede i dati degli altri?
No. Ogni rivenditore accede tramite il proprio account e vede solo i propri preventivi e ordini. La separazione è gestita nativamente dal gestionale.
Perché partire da un Modulo 0 e non costruire subito tutto?
Perché si misura prima di automatizzare. Il Modulo 0 verifica sul reale il calcolo del prezzo, la connessione al gestionale e il catalogo, e fa quotare la Fase 1 su dati veri invece che a stima — riducendo il rischio prima dell'investimento.
Un processo costoso da misurare, nella tua PMI?
Partiamo come con Donelli: un Modulo 0 breve che misura il processo reale e quota la Fase 1 sui dati veri. Prima misuriamo, poi automatizziamo.
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